Word eller PDF? Vilken fil du ska skicka i varje skede

Alla våra mallar levereras både som Word-fil och som PDF, och den vanligaste frågan vi får är vilken av dem man faktiskt ska skicka. Frågan är bättre än den låter. Filformatet avgör om motparten kan ändra i texten, om sidbrytningarna hamnar där du tror, och om du efteråt kan visa vad som var överenskommet.

Det enklaste sättet att tänka på det är att dela upp dokumentets liv i tre skeden. Behöver du först veta vilka avtal som över huvud taget hör till en verksamhet finns en egen guide för företagare.

Tre skeden, tre format

Vad mottagaren kan göra med filen

Det tydligaste sättet att välja format är att fråga vad du vill att motparten ska kunna göra. Skillnaden handlar mindre om teknik än om vem som har kontroll över orden.

Varför layouten flyttar sig

En Word-fil bär normalt bara namnet på typsnittet, inte typsnittet självt. Saknar mottagarens dator typsnittet byts det ut mot ett annat som är bredare eller smalare. Textens längd ändras, raderna bryts på nya ställen, och till slut flyttar sig sidbrytningarna. Det är därför en hänvisning till ”punkt 7 på sidan 4” kan peka på fel ställe hos motparten.

En PDF bär med sig sina typsnitt inuti filen. Därför ser den likadan ut överallt, och därför är det den man skickar när sidnumren ska betyda något.

Fem kontroller innan du gör PDF:en

Exporten är ett klick, men den är också det ögonblick då dokumentet tyst ändrar form. Fem saker är värda att titta på först.

Om du skriver ut och skannar

Ett vanligt läge är att motparten skickar tillbaka en PDF där en bild på en namnteckning har klistrats in. Det är inte samma sak som en signerad fil, och det syns inte i dokumentet: bilden ligger ovanpå sidan och kan flyttas, bytas eller tas bort utan spår. Om filen ska fungera som underlag längre fram är det bättre att be om en riktig e-signering, eller om ett påskrivet papper som skannas i sin helhet.

Skickas dokumentet fram och tillbaka flera gånger är det dessutom värt att döpa om filen varje gång den lämnar huset. Annars ligger det snart fyra filer med samma namn hos fyra personer, och ingen av dem vet vilken de själva har.

Vilken fil är avtalet?

Efter en förhandling har du originalmallen, några utkast, en PDF som skickades för granskning och en signerad PDF. Bara en av dem är avtalet. Låt den signerade PDF-filen ligga ensam, spara den sista Word-filen som underlag för nästa tillägg, och flytta utkasten till en undermapp. Ligger utkasten kvar bredvid den signerade filen kommer någon förr eller senare att öppna fel version, och oftast är det du själv ett år senare.

Kort sagt

• Word medan orden kan ändras, PDF från det ögonblick de inte kan.
• Skicka aldrig en redigerbar fil för underskrift.
• Layouten flyttar sig i Word eftersom typsnittet inte följer med filen.
• Före export: A4, ändringar, kommentarer, luckor, dokumentegenskaper.
• Skanna hela dokumentet, i färg, 300 dpi, som en fil.
• Den signerade PDF-filen är avtalet. Word-filen är verktyget till nästa gång.

Alla våra mallar levereras i båda formaten, satta i A4 med riktiga formatmallar – till exempel konsultavtal, hyresavtal och sekretessavtal. Hela sortimentet finns bland alla mallar. Vem som faktiskt binds av avtalet reder vi ut i Vem är egentligen avtalspart?

Den här guiden handlar om dokumenthantering och är allmän information, inte juridisk rådgivning.